如何撰写一封规范的邮件？

如何撰写一封规范的邮件？ 1．使用统一的信纸，最好有公司的商标，主要产品的图片类别等等，很方便就可以做一个，网络下载的信纸不太适合商务使用。 2．格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式： （1）邮件主题最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行业是PLASTIC，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A. 这样有一个好处，可以方便客户以及您自己以后查找给客户的信息，对于来往邮件很多的客户，开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料，但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么，节省很多时间。 （2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。 （3）第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某，职位写SALES MANAGER等，不管您是不是经理，写上没关系，您职位高客户会觉得把他当回事，有好处。 （4）落款有公司标识以及详细联系资料 3．版面整洁，在Outlook里面将撰写邮件的字体，字号（10－12号比较好）都设置好，不要一会大字一会小字；也不要花花绿绿的，特别是不要全篇都是大写字母，会增加阅读的难度，让人反感。除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写，加粗，特殊颜色等突出显示。 4．拼写无误，在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误 5．表述准确，能够准确表达我方的观点，不要使客户产生任何的歧义，尽量避免有歧义的单词或者短语，尽量避免使用俚语和中国式英语等。 6．详细，能够提供给客户非常详细的资料，回答他的问题，并将他没有问到的问题提出来。 有时候您提出的问题会让客户觉得您很细心，很可靠而且非常专业。当然，详细并不是说一股脑的将所有东西都托盘而出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。 7．有条理，能够让客户清楚地明白邮件内容，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人头晕。很多时候，用1，2，3，4等标出来您要说的东西会非常有用，客户很清楚就知道您要说或者问什么。 8．方式多样，比如配合作图说明，照片说明等，往往很多事情用语言很难说清楚，但是如果给一张图纸，或者一幅照片，那就一目了然了。比如您说您如何玉树临风，说再多什么用，来张PP不就明白了？ 9．及时，做到当天邮件当天答复，在收到邮件后应该马上整理出自己不能解决的技术问题，及时提供给技术部门或者供应商，要求他们在什么时候给予详细答复。养成一个好习惯，在早上收到邮件后，整理出哪些需要询问技术人员或者供应商的，将问题给他们后，再来回复能够回复的邮件。如果不能当天答复，给客户一个说明，为什么答复不了，并承诺一个明确的时间。 10．适时跟踪，一般客户都是同时询问很多的供应商，所以要适时提醒他您把他放在心里，并让他知道您在等待。比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发，可以发送给很多客户，或许机会就在那里。 11．学会维护和客户的关系，这个是最难的一点，同时也是最重要的，需要自己体会。坦诚对人，不要欺骗，基本的一点。适当的恭维也很有用。 Dear Mr ABC,----(指出客户的名称，体现对客户的重视和尊重) We are pleased to receive your inquiry of Aug. 2nd and to hear that you are interested in our plush toys. -----(开篇要指出针对客户什么时间、发送的哪个询盘回复的) Our company, Universal Trading Co., Ltd, was established in 1998. We have a Toy Department specializing in the export of various toys covering plastic, wooden, cloth and plush articles. They are all fashionable design ned and competing well in the world market. -----(第一次联系的客户要简要介绍一下自己公司的历史和业绩等，加强客户对自己公司的信任度) Here we would like to quote as follows based on per 20’RCL. Quantities less than that are slightly higher. Commodity Article No. Packing Cartons per 20’FCL CIF C3 Amsterdam in USD XXXXXX No.1 xxxpcs/ctn 225 6.96/pc XXXXXX No.2 xxxpcs/ctn 105 4.86/pc Model No.: 105023658 Product Origin: China Price Terms: FOB XXX Other Price Terms: CIF XXX Brand Name: XXX Minimum Order: 10ctns Delivery Lead Time: 30 days after the contact day. Certification(s): EN71, EN50088, EMC Shipment: To be effected within 2 months from receipt of the relevant L/C. Payment: By sight L/C, T/T Insurance: For 110% invoice value coving All Risks and War Risks. We will keep this offer valid only for 7 days. -----(信函的中间是最重要的部分，要重点向客户推荐相关产品，以及产品的精美照片、型号、国际认证和各项品质规格、价格条款、样品情况、发货时间、最少定货量、装运时间、各种货柜装货量、最大供货量、包装、此次报价有效期等) As we are receiving orders day to day and our present stocks are nearly exhausted, we would advise you to place an order as soon as possible if deliveries are required to be prompt. We are looking forward to your initial order. ----(然后可以重新提醒客户报价以外的其它注意事项，以及问候语等) Thanks and best regards, Yours Faithfu